Cómo administrar tu email de forma más efectiva

El correo electrónico es la herramienta de gestión más usada, y de las que más nos facilita nuestro día a día. Aunque a veces, sin un mínimo de organización, puede convertirse en una aplicación que nos quita mucho tiempo y nos resta productividad.

El uso de las aplicaciones móviles para consultar el correo acrecenta este problema, además de no permitirnos desconectar de nuestras tareas fuera del horario laboral.

Para conseguir una buena gestión del tiempo y una organización efectiva de nuestra jornada de empleo, es necesario marcar unas pautas en el uso del correo electrónico, de manera que nos permita realizar nuestras tareas, pero también leer y contestar los mails importantes y tener bien organizados los correos pendientes de contestar.

– Establece un tiempo para responder los correos: lo más eficaz es marcarse un tiempo de consulta y de respuesta a lo largo de la jornada. Por ejemplo, cuando comiences a trabajar, lee y responde los mensajes. Comienza siempre por los que sean más urgentes y por los que te llevarán poco tiempo. Dependiendo de tu empleo y carga de trabajo, no deberías dedicar más de media hora a esta tarea, de manera que luego puedas comenzar con el resto de tu jornada. Lo más conveniente es repetir esta acción en un tiempo concreto de tu jornada: al comienzo del día, tras la parada del almuerzo y un rato antes de irte de la oficina.

– Elimina los correos que no te aportan nada: la mayoría de mensajes que recibimos al día son publicidad, promociones y acciones comerciales. Para no verte bombardeado por este tipo de correos, es útil que revises la configuración de tu spam o te des de baja en las newsletter que no te aportan nada importante para tu empleo. Antes de comenzar a responder cualquier correo, revisa los mails que no tengan que ver con tu trabajo o no sean relevantes y elimínalos.

– Crea carpetas en tu bandeja de entrada: es muy práctico si realizas una buena organización de tu bandeja de entrada y de la temática de los correos que recibes. Así te será más rápido contestarlos y localizarlos cuando necesites consultar información. Puedes organizarla por proyectos, clientes o temas que desarrolles en tu trabajo. De esta manera, puedes comprobar en cada jornada la evolución de cada tema o tarea en proceso, y también chequear que has contestado a todos los correos prioritarios.

– Reduce el envío de tus correos: la mejor manera de ir reduciendo la recepción de correos electrónicos es comenzar a hacer un uso más eficiente y menos abusivo. No abuses de la función de poner en copia, de manera que evites que los mails de respuesta se multipliquen y se forme una cola de conversación y de respuestas poco práctica. Si tienes que tratar varios temas, intenta organizarlos en un solo correo, como si fuera un orden del día: bien organizado por temas, con guiones…

Las aplicaciones de correo electrónico permiten editar los textos, así que podemos usar colores, negrita, resaltar palabras… Haz uso de estas funciones para crear emails que recojan toda la información y estén bien estructurados. Así también permitirás que la compresión de la información sea más sencilla y que puedan responder a todas las cuestiones.

Lo peor es como se ha dicho más arriba la creación de carpetas e ir guardando los mensajes en cada una de ellas dependiendo del tipo de contenido.

Anuncios

Responder

Por favor, inicia sesión con uno de estos métodos para publicar tu comentario:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s