Derecho, Nuevas tecnologías

La transformación digital de las Administraciones Públicas.

En primer lugar, cabe señalar que ” la transformación digital no es un objetivo de las empresas, sean públicas o privadas, sino una necesidad debido a la fuerza y velocidad de vértigo con que la digitalización ha entrado y se ha adueñado de nuestras vidas, lo que ha hecho que muchas organizaciones no hayan sido capaces de adaptarse todavía a ella.

El motivo principal y más importante que causa esta situación en las organizaciones es la carencia del conocimiento o de personal capacitado, que les permita entender cómo afrontar este cambio.

«Los gobiernos y en particular las Administraciones públicas deben de ir más allá de la digitalización de los procesos y servicios existentes, para dar servicio a los ciudadanos. Además, deben aprovechar el poder de las tecnologías digitales y los datos para rediseñar y transformar fundamentalmente los modelos de negocio de la Administración, así como la relación con los ciudadanos.» David Souto.

Satisfacer las crecientes demandas y expectativas de los usuarios digitales más experimentados, especialmente los ciudadanos más jóvenes, significa adoptar la tecnología para reinventar la forma en que la Administración pública interactúa con ellos, con el objetivo de ofrecer una mejor respuesta a sus necesidades.

Para llevar a cabo este desarrollo, y como todo proceso de transformación, se debe empezar por las personas. El primer paso que toda organización debe de dar para afrontar cualquier cambio empieza con la formación del personal, paso imprescindible para que los trabajadores de la compañía sean capaces de gestionar en el futuro los cambios realizados.

Para llevar a cabo la adaptación de los procesos al nuevo entorno digital de las grandes organizaciones públicas y privadas, resulta obligatorio para estas, apoyarse en empresas cualificadas que les ofrezcan soluciones garantizadas que minimicen los riesgos que todo cambio o implementación de tecnología lleva implícito.

Pero cabe preguntarse qué es la transformación digital. Cabe definirla como “el proceso a través del cual una organización cambia su estructura y funcionamiento para adaptarse a las tecnologías y al entorno digital. Esta definición es mia, pero creo que básicamente esa es la idea. A partir de esta idea podemos entender que la transformación digital es algo que incide en cualquier tipo de organización. ¿Hay una transformación digital esencialmente pública? La respuesta es si.

Lo que distingue a las Administraciones Públicas y al gobierno radica para mi en dos puntos básicos.

  1. Sirve a la ciudadanía. No le vende, no le presta servicios, no le obedece. La sirve, trata de cubrir las necesidades que tiene.
  2. Lidera la sociedad. El servicio no es el de un sujeto pasivo a la espera de que la ciudadanía encuentre una necesidad. La Administración Pública debe tratar de conformar un modelo social a partir de la acción de los servicios.

De esta manera lo que está claro es que, mientras la transformación digital en el sector privado busca potenciar elementos como competitividad o mercado la administración no está en el mismo plano”.

El problema también viene del hecho de la lentitud de la Administración pública para adaptarse a los nuevos cambios. Cabe mencionar el hecho de que “las administraciones públicas españolas no están a la altura en cuanto a transformación digital se refiere. Así lo pone de manifiesto el estudio realizado por la consultora EY: “La Administración Digital en España” del que se desprende que de las 17 CC.AA., analizadas, las 52 diputaciones y cabildos y los 21 principales ayuntamientos no cumplen con todos los requerimientos básicos que exigen la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común, y 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público. Estas leyes, que suponen un cambio de paradigma en la prestación de los servicios públicos y el funcionamiento de las administraciones públicas españolas y sientan las bases para su funcionamiento digital, exigen que se cumplan todas sus demandas, en octubre del año que viene.

Las comunidades autónomas consiguen cumplir un 77 % de los requerimientos básicos, siendo el País Vasco la que va en cabeza en funcionamiento digital, con el 98 % de las exigencias aprobadas, seguida muy de cerca por Galicia, Cataluña, Asturias y Madrid. En el lado contrario Extremadura, que no llega ni al 50 % de los requerimientos básicos, seguida por Aragón, y Navarra. Diputaciones y cabildos se quedan en el 64 %, mientras la media de los principales ayuntamientos españoles se sitúa en el 64,5 %.

De las temáticas analizadas, el portal web o acceso electrónico que permite el acceso de Internet a la información publicada, es uno de los aspectos más positivos, ya que 16 de las 17 CC.AA. cumplen al 100 % con sus requerimientos; junto a 25 diputaciones y cabildos y 13 de los 21 ayuntamientos analizados.

Por su parte, solo ocho comunidades autónomas permiten que los ciudadanos puedan relacionarse con la administración a través de su sede electrónica, número que en el caso de las diputaciones y cabildos, solo asciende a 14 y a 12 de los 21 ayuntamientos analizados.

En cuanto a los canales para que ciudadanos y empresas puedan relacionarse por medios electrónicos con la administración, 10 de las 17 CC.AA., cumplen al 100 % con los requerimientos, porcentaje que se sitúa en el 42,3% en las diputaciones y cabildos y en el 47,6% en el caso de los ayuntamientos.

Las cifras descienden drásticamente cuando se trata de la identidad digital y la firma electrónica, con solo cuatro CC.AA. al día en esta materia, cinco diputaciones o cabildos y dos ayuntamientos. Tampoco se cumplen las expectativas en el empleo efectivo de medios electrónicos para notificar a la ciudadanía sobre resoluciones dictadas y actos administrativos y la representación y registro electrónico.

Para Manuel Márquez, socio de EY, responsable de consultoría de sector público, “el sector público español tiene que transformarse digitalmente al mismo ritmo que empresas y ciudadanos, ya que solo de esta manera podrá dar respuesta a los retos de la sociedad”.

Llegados a este punto, se debe de señalar que “las administraciones públicas españolas deben abordar un plan estratégico integral de transformación digital que les permita adaptarse a la nueva realidad que necesitan ciudadanos y empresas. Una exigencia recogida, además, en la Ley, que aún está lejos de cumplirse. Así se pone de manifiesto en el estudio “La Administración Digital en España” de EY, el primero que analiza el grado de madurez digital de las administraciones públicas desde la perspectiva del usuario.

El informe concluye que todas las entidades del sector público analizadas (17 comunidades autónomas, 52 diputaciones y cabildos, y 21 de los ayuntamientos principales) suspenden a día de hoy a la hora de cumplir con todos los requerimientos básicos recogidos en la regulación vigente (Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común, y 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público). Estas normas suponen un cambio de paradigma en la prestación de los servicios públicos y el funcionamiento de las administraciones públicas españolas y sientan las bases para su funcionamiento digital. La implantación de ambas normas es progresiva, teniendo que estar en vigor en su totalidad en octubre de 2020, tras la moratoria aprobada a finales de 2018.

Manuel Márquez, Socio de EY responsable de Consultoría de Sector Público, asegura que “el sector público español se encuentra ante el reto de transformarse digitalmente al mismo ritmo que lo hacen empresas y ciudadanos, solo así será capaz de dar respuesta a los retos de la sociedad. Para ello, es de vital importancia que se evalúen los planes ya fijados, los presupuestos destinados y se marquen objetivos ambiciosos. De no ser así, no será posible cumplir con los plazos que marca la ley, además del negativo impacto que ello conlleva en la relación de ciudadanos y empresas con la administración, que afectan a múltiples ámbitos”.

Para la realización del estudio, EY ha identificado en estas dos leyes (39 y 40/2015) un total de 132 requerimientos. En la primera fase de trabajo, cuyas conclusiones están recogidas en el presente informe, se analizan desde el punto de vista de un usuario externo los avances conseguidos por las administraciones públicas en seis temáticas: portal web; sede electrónica; asistencia al ciudadano y a las empresas; identidad digital y firma electrónica; representación y registro electrónico, y comunicación y notificaciones. En una segunda fase se requerirá la implicación activa de las comunidades autónomas, diputaciones y cabildos, y ayuntamientos para examinar también el cumplimiento de las exigencias legislativas en las tres temáticas restantes: expediente, documento y archivo electrónico; interoperabilidad, y reutilización de la información.

El análisis realizado por EY, mediante el uso de analytics, señala que las comunidades autónomas cumplen de media el 77% de los requerimientos básicos contenidos en dichas leyes. El País Vasco es la comunidad autónoma más avanzada en funcionamiento digital, al cumplir el 94,7% de estas exigencias, seguido de Galicia (con un cumplimiento del 94,2%), Cataluña (93,5%), Asturias (90,2%) y Madrid (89,5%).

Por el contrario, Extremadura es la región con peor desempeño al cumplir menos de la mitad de los requerimientos básicos (concretamente, el 47,9%). A ésta le siguen Aragón (cumple el 51,2%), Navarra (66,5%), La Rioja (67,4%) y Castilla-La Mancha (71,4%).

En lo que respecta a las diputaciones y cabildos, el análisis de EY pone de manifiesto que cumplen de media el 64% de los requerimientos básicos. Las Diputaciones de Guipúzcoa, Sevilla, Almería, Vizcaya y el Cabildo de Gran Canaria son, por este orden, las que más se acercan a la digitalización básica que exigirá la Ley en 2020 al cumplir entre el 96,5% y el 81,4% de las exigencias contenidas en estas leyes. En el lado contrario figuran el Cabildo de La Gomera y las Diputaciones de Guadalajara, Cuenca, Toledo y Soria con porcentajes de cumplimiento que oscilan entre el 0,9% y el 37,2%.

Por su parte, el análisis realizado entre los principales ayuntamientos españoles determina que la media de cumplimiento básico se sitúa en un 64,5%. El consistorio de Valencia es el que mejor adecúa sus procedimientos digitales a los requerimientos básicos que marca la normativa (cumple el 87% de ellos), seguido de los Ayuntamientos de Hospitalet (82,8%), Madrid y Málaga (ambos con un 81,4%), y Barcelona (79,1%). Por el contrario, los Ayuntamientos de Mérida, Elche, Sevilla, Córdoba y La Coruña son los menos avanzados en funcionamiento digital, llegando a cumplir en el primer caso tan solo el 0,5% de las obligaciones básicas”.

Una vez dicho esto, se debe de señalar que “como primera fuente recurriremos al estudio del Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Madrid (Icogam), Retos de la Administración Electrónica en la Unión Europea: más allá de 2020. Aquí se sitúa a España en la cuarta posición, tras Finlandia, Estonia y Dinamarca.

Según este informe de Icogam, los principales retos a los que se enfrenta España para mejorar aspectos de su Administración electrónica son:

  • Evolucionar en Gobierno Abierto y transparencia.
  • Afianzar la interoperabilidad.
  • Invertir en ciberseguridad.
  • Fomentar la compartición de datos con garantías de privacidad.
  • Acercar los procedimientos telemáticos a todos los sectores de la sociedad.

Como segunda vía de información, haremos uso del boletín de septiembre de 2019 del Observatorio de Administración Electrónica (OBSAE). Repasando las cifras que muestra este boletín, se aprecia una diferencia notable entre el uso que hacen de estos servicios empresas, con el 92.3% de las mismas que emplean estos medios electrónicos, y ciudadanos, donde un 56.7% de ellos los utilizan.

En cuanto a la comparación entre el uso de la tramitación electrónica frente a la presencial, se manifiesta una proporción del 85.72% para la primera frente a la segunda. Si distinguimos entre ciudadanos y empresas, para las personas físicas el porcentaje es del 78.9% y para las empresas del 99%.

Además de estadísticas de uso, también podemos encontrar resultados referentes a la disponibilidad de los procedimientos y servicios digitales, siendo esta del 89%, y existiendo un total de 22.771 datasets disponibles para su reutilización, mostrándose una tendencia creciente en los últimos años.

Es aspectos de interoperabilidad, se manifiesta que 19 comunidades autónomas y 40.000 municipios se encuentran conectados, cubriéndose al 99% de la población”.

Como aspecto que nos atañe directamente, también se refleja que el 76.7% de las empresas usan la firma digital en sus trámites.

También se debe señalar que “en un reciente artículo, titulado ‘La Administración envejece de golpe’  publicado en El País, se daba cuenta que en la actualidad 6 de cada 10 empleados públicos de la Administración General del Estado (AGE) tienen una edad superior a 50 años, habiendo incrementado este colectivo desde 2009, primer año de la crisis económica, que entonces eran 4 de cada 10 empleados públicos.

Este incremento del envejecimiento de la plantilla se debe a que en estos años de crisis el Gobierno Central solo ha repuesto 1 de cada 10 jubilaciones producidas en el período 2011 – 2014

Este escenario de cambio generacional que se está produciendo (donde se espera que en los próximos años 584.000 personas causen baja por jubilación en la administración) tiene dos aspectos positivos, el primero es la oferte de empleos que se generara que abrirá la posibilidad de encontrar trabajo a un colectivo tan castigado como el de los jóvenes.

En segundo lugar, una oportunidad para rejuvenecer las Administraciones Públicas incorporando millennials que incorporen conocimiento digital a la administración y contribuyan a su modernización. Esta debe de afianzarse con un cambio en las materias de las oposiciones que deben contemplar conocimientos específicos de tecnologías digitales.

Solo así será posible alcanzar y desarrollar los objetivos contenidos en el Plan de Transformación Digital de la Administración General del Estado y sus organismos Públicos (PTD-AGE), que debe estar totalmente implantado en 2020 y se resumen en:

1. Incrementar la productividad y la eficacia en el funcionamiento interno de la Administración, como elemento de competitividad nacional. 

2. Profundizar en la transformación digital de las administraciones públicas, convirtiendo el canal digital en el preferente para la relación de los ciudadanos y empresas con la Administración, así como el medio idóneo para que los empleados públicos desempeñen sus labores, mejorando así la calidad de los servicios prestados a aquéllos y la transparencia en el funcionamiento interno de ésta.

3. Conseguir una mayor eficiencia en los servicios TIC comunes de la Administración, obteniendo sinergias por el uso de medios y servicios compartidos, que permita derivar recursos para la innovación y la ampliación de los servicios.

4. Implantar una Gestión Corporativa Inteligente de la información y los datos, que permita capitalizar ese activo mejorando la eficacia de la Administración y en beneficio de los ciudadanos, garantizando la protección de su identidad digital.

5. Adoptar una estrategia corporativa de seguridad y usabilidad de los servicios públicos digitales para aumentar la confianza en ellos y fomentar su uso.

Es imprescindible conseguir que las nuevas incorporaciones de personal aporten las competencias digitales necesarias para cumplir con la digitalización de la Administración e introducir una nueva cultura digital en las formas de trabajar dentro de la misma, para acabar con la paradoja actual que supone que los ciudadanos inician un procedimiento por medio de canales digitales, como Internet, pero cuando esta solicitud llega a la unidad administrativa que debe gestionar la misma, se imprima y continúa su tramitación en papel hasta la resolución del procedimiento y posterior notificación.

El conocimiento digital, la gestión de la información, el trabajo en red, la orientación al cliente o el aprendizaje continuo, entre otras competencias digitales, permitirán el servicio eficaz y eficiente que necesitamos los ciudadanos”.

Por tanto, como conclusión, podemos decir que las Administraciones Públicas carecen de los medios necesarios para adaptarse a la era digital, en primer lugar por la edad avanzada de su plantilla, y, en segundo lugar, por la falta de medios técnicos para acometer esas reformas que permitan su adaptación tecnológica.

Cabe destacar que “

La transformación digital exitosa requiere un liderazgo fuerte en los niveles más altos; inversiones en ciencias, tecnología, ingeniería y habilidades matemáticas, además del cambio cultural y de comportamiento. Del mismo modo, las Administraciones públicas deben maximizar sus inversiones en sistemas e infraestructuras mediante el aprovechamiento estratégico de las nuevas tecnologías, así como los datos y análisis avanzados, para optimizar políticas, programas, pagos y sistemas. Para ello, el primer paso de las Administraciones pasa por disponer de unos sistemas e infraestructuras sólidos que soporten el funcionamiento de los servicios, que se mantengan constantemente actualizados y no queden obsoletos debido a la rapidez con que avanza la tecnología.

Las Administraciones públicas deberían fijarse una hoja de ruta para adaptarse al aumento de la demanda de los usuarios, brindar una experiencia más sofisticada y lograr un mayor éxito de los ciudadanos al comunicarse con la Administración para completar sus transacciones digitales.

Demostrar un liderazgo y un compromiso visibles es clave para el éxito y la consecución del proceso de adaptación al nuevo ecosistema digital. La participación y promoción de arriba hacia abajo afecta directamente a los funcionarios y requiere de su participación, por lo que deben comprender la importancia y urgencia de las iniciativas digitales.

Para conseguir esta transformación, las Administraciones públicas, además de adquirir la tecnología necesaria, deben capacitar al personal y modificar la cultura de empresa para que se puedan ejecutar. Deben formar o adquirir personas con las habilidades y capacidades técnicas necesarias para desarrollar y gestionar los servicios digitales. Determinados puestos de trabajo tienen que evolucionar en el tiempo y adaptarse a los nuevos formatos digitales”.

FUENTES:

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