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Teletrabajo en el sector legal

Desde el comienzo de la crisis sanitaria y laboral por el coronavirus a comienzos de este 2020 tan desastroso, los despachos de abogados y todo el sector legal y jurídico se ha visto también afectado por la implantación de esta forma de trabajo a distancia.

En primer lugar, cabe señalar que “la pandemia prolvocada por el COVID-19 dejó en el aire todos los debates que giraban en torno al teletrabajo, a su conveniencia y a la adaptación de las empresas a nuevos procesos de trabajo. Casi de la noche a la mañana, miles de empleados –quienes, por la naturaleza de su ocupación, podían hacerlo– trasladaron el trabajo de oficina a su casa. El trabajo a distancia dejó de ser la excepción para convertirse en la norma. También, incluso, en los despachos de abogados, cuya tendencia al presencialismo fue doblegada por las estrictas normas de confinamiento.

A partir de ahí, son muchos los debates alrededor del teletrabajo: ¿Ha funcionado? ¿Hemos aprendido que la mayor parte de los trabajos pueden hacerse desde casa? ¿Quedará el presencialismo relegado a un segundo plano? ¿Los empleados son más o menos productivos en esta modalidad? ¿Sienten los trabajadores mayores dificultades para desconectar tras la jornada laboral?

Lo primero que debemos señalar es que no es lo mismo teletrabajo que confinamiento. El confinamiento (o cárceltrabajo, como dice mi socia María Ruiz) es una situación impuesta y que genera mucho estrés. Cualquier análisis sobre la productividad, la desconexión o las sensaciones sobre el teletrabajo debería tener en cuenta la situación generalizada de incertidumbre, improvisación y ansiedad que provocó el estado de alarma.

El teletrabajo no ha afectado a todos por igual

Lo sí parece que ha quedado demostrado es que no es oro todo lo que reluce respecto al teletrabajo. Una de las cosas que detectamos en el grupo de trabajo de FIDE “Igualdad en la abogacía de los negocios”, es que si bien la posibilidad del teletrabajo no distingue entre género, sí que lo hace entre posiciones, ya que durante el estado de alarma no se permitió teletrabajar a profesiones de apoyo como secretariado o administración y, consecuentemente, la posibilidad del trabajo a distancia también es impactado por la brecha de género, pues dichas posiciones son generalmente ocupadas por mujeres.

Claramente la opción del teletrabajo parece ser deseada por los jóvenes abogados, que exigen entornos de trabajo de mayor flexibilidad y desconexión, o para quienes tienen su casa condiciones cómodas para llevarlo a cabo. Sin embargo, esta modalidad puede empeorar la situación de quienes tienen a sus hijos en casa –y sin colegio–, especialmente familias monoparentales o donde la responsabilidad de la crianza recae “culturalmente” en uno solo de los progenitores.

Creo que, como muchas otras adaptaciones a los nuevos escenarios, el teletrabajo no es tanto una cuestión de género como de generaciones o de personalidad: la de tener el gen digital.

La mayor barrera a la adopción del teletrabajo es la cultura tradicional de ciertos socios que necesitan ver a la gente trabajando y salir muy tarde para sentir que cumplen con sus tareas y que ellos, como jefes de equipo, tienen el control.

Sin embargo, es innegable que también supone ciertos riesgos que deben ser gestionados estratégicamente.

Los riesgos del teletrabajo en los despachos de abogados

1. Perder el apego a la firma

Uno de los riesgos más evidentes del teletrabajo en los despachos de abogados es perder el apego a la firma. La convivencia en el despacho apuntala la cultura y definen las expectativas de desempeño y los estándares de comportamiento e interacción – que ayudan a crear una cultura común, generar cohesión social y construir una confianza compartida.

Si se pierde el sentido de pertenencia que nos impulsa a hacer nuestro mejor trabajo y comprometernos a largo plazo el desempeño de los profesionales y, con ello, el rendimiento de la organización se pueden deteriorar.

2. Desvinculación emocional entre compañeros

Asimismo, el trabajo remoto conlleva el riesgo de la desvinculación emocional. Aquí, el papel de la comunicación interna es fundamental. Para evitar que esto ocurra, la comunicación interna debe reforzar la integración de los profesionales con la firma, con sus equipos y entre los equipos.

Se debe trabajar activamente la integración rediseñando un modelo que no sólo responda a las expectativas de rendimiento de la firma y de comodidad o conciliación de los profesionales, sino también los objetivos de identificación y compromiso con el futuro de la firma.

3. Culturas organizativas en paralelo

Por otro lado, en un modelo mixto (algunos en teletrabajo y otros presenciales) también se corre el riesgo de permitir que surjan dos culturas organizativas, por un lado los que se ven y por el otro los de teletrabajo.

Los profesionales que teletrabajen pueden sentir que su aportación es percibida como de menor valor que la de quienes acuden día a día a la oficina y mantienen relaciones constantes con otros compañeros y con los socios de la firma.

Reorganizar el despacho para la era pos-COVID

Ahora es el momento de reorganizar el despacho para adaptarlo a la era DC (después del COVID) y tener en cuenta su impacto en la cultura de la propia firma. Para ello, es fundamental:

  • Analizar los lazos que unen a los profesionales, no sólo a los abogados, sino a todos los profesionales que hacen al despacho.
  • Repensar el estilo de liderazgo de los socios.

Es una gran oportunidad de crear el modelo de trabajo híbrido que mejor se adapte al despacho, a su posicionamiento en el mercado, a mejorar los costes, a las expectativas de los clientes y a una nueva situación que proporcione estabilidad, cohesión social, identidad y pertenencia, ya sea se trabaje desde las casas, en las oficinas o en alguna combinación de ambos.

Retos del teletrabajo en los despachos de abogados

Dentro de esa organización, es necesario conocer los retos que enfrenta el teletrabajo, sobre todo en el ámbito de la productividad:

  • La digitalización y el dominio de herramientas deben consolidarse en el despacho para implementar con garantías un teletrabajo eficaz.
  • Debe exigirse una dirección y organización de proyectos diferente a través del Legal Project Management, para poder trabajar con una visión global y colaborativa.
  • Gestionar las emociones en remoto, atender a las nuevas circunstancias que rodean a los trabajadores para fomentar un ambiente saludable y que los propios empleados puedan sentirse escuchados aunque estén fuera de la oficina.
  • Organizar las reuniones más eficazmente, con compromisos e identificación de barreras que obstaculizan o que paralizan los proyectos en los que están implicados los equipos de trabajo.
  • Aprender a reportar más efectivamente el trabajo realizado, ya que es frecuente la sensación de que el esfuerzo no se ve o no se valora, y ello sumado al miedo a perder el trabajo puede hacer que la gente trabaje más horas.

El reto fundamental es desaprender un modelo que hoy es claramente obsoleto y aprender un forma de dirigir liderando, no imponiendo.

Un liderazgo diferente, que no se rija por las horas trabajadas sino por los resultados obtenidos. Pasando del control a la inspiración, de la obediencia a la confianza y el compromiso.

Cuando se pierden referencias como los compañeros, el horario y el lugar de trabajo; cuando los profesionales se alejan de los centros de toma de decisión; y cuando se pierde la posibilidad de interactuar espontáneamente, la confianza y la comunicación abierta resultan clave.

Cambios en la relación con los clientes  y la generación de asuntos

Para captar clientes en la abogacía de los negocios es imprescindible generar relaciones de confianza. La marca de la firma es necesaria en la mayoría de los casos porque es la garantía de calidad, pero como para hacer amigos: son necesarios muchos momentos de valor.

Ahora la relación con los clientes ya no pasa por mirarse a los ojos, darse la mano o comer juntos. El reto, en estos momentos, es la identificación de posibles momentos con el cliente y el cliente potencial para crear y potenciar las relaciones y generar confianza en entornos digitales.

Dentro de la captación de clientes en contextos digitales, también son necesarias adquirir nuevas habilidades, quizás desconocidas hasta la fecha. Por ejemplo, la comunicación por videollamada, ya sea bilateral o grupal, requiere habilidades diferentes a los encuentros presenciales y tiene una dinámica propia.

Esa capacidad de comunicación específica influye en la percepción que se hace el cliente de los abogados en términos de credibilidad profesional, con lo que aprenderla y entrenarla es hoy parte de las habilidades básicas.

Por otro lado, algunos eventos digitales, como los webinars, se han implementado simplemente trasladando a Zoom los eventos presenciales, pero hace falta afinar mucho en los temas y los formatos para destacar en medio del ruido comunicacional imperante”.

Llegados aquí, hay que destacar que la regulación actual del teletrabajo es muy escasa y que necesitaría un impulso para poder tener una regulación general para todo el territorio nacional y que abarcase todos los sectores.

En este punto, cabe señalar que “se considera muy necesaria una mayor regulación de la modalidad de teletrabajo en todos sus aspectos para garantizar los derechos de los trabajadores, determinar las condiciones de la prestación laboral y atender a los riesgos en materia de prevención de riesgos laborales específicos de esta forma de trabajo.

En este sentido, sobre la necesidad de esta regulación se han manifestado en múltiples ocasiones los sindicatos en su papel de representantes de los trabajadores, juristas de reconocido prestigio, así como el propio Ministerio de Trabajo y Economía Social, este último expresando su intención de elaborar un proyecto de ley sobre el teletrabajo con carácter inminente.

A los efectos anteriores, entre las cuestiones que se espera serían objeto de regulación en la futura normativa destacamos las siguientes:

• Voluntariedad para optar por dicha modalidad de teletrabajo y reversibilidad.
• Jornada laboral y tiempo de descanso. Regular la duración de la jornada laboral con los tiempos máximos de trabajo, así como la duración mínima de los descansos durante la misma, atendiendo en todo caso al estrés y fatiga que puede ocasionar la conectividad digital permanente.
• Derecho de desconexión del trabajador.
• Retribución y compensación de gastos por trabajar en casa. Atendiendo a los posibles gastos que supone para el trabajador el desarrollo de la prestación laboral en casa, como, por ejemplo, el gasto de papel, electricidad, etc.
• Obligaciones del empresario con respecto al teletrabajo, tal como podrían ser la puesta a disposición de los medios o equipos y software necesarios para la protección de la información y cumplimiento de la normativa, así como la asistencia técnica y formación a tal respecto, entre otros.
• Igualdad de derechos con los empleados que trabajan presencialmente en el centro de trabajo, ya previsto en el actual artículo 13 E.T., entre otros, salario, derechos colectivos y privacidad.
• Derecho a la conciliación y a la corresponsabilidad entre el hombre y la mujer. La realización de la prestación laboral en casa en ocasiones puede suponer trabas para la conciliación de la vida laboral y familiar y, por tanto, es necesario regular de forma adecuada la jornada laboral, independientemente de su uso flexible por la empresa y el empleado.
• Derecho a la promoción y formación del empleado evitando la pérdida de identidad corporativa e información del trabajador, ya regulado en el actual artículo 13 E.T.
• Prevención de riesgos laborales de la realización del trabajo en casa y requisitos a tal respecto”.

La verdad es que es un varapalo para la abogacía esto, sobre todo en lo que respecta a la tramitación de los distintos procedimientos, muchos de ellos hechos a través de los diferentes medios técnicos, informáticos y demás de esta clase pertenecientes a la Administración de Justicia.

Según un estudio sobre este tema del teletrabajo de Mercer, “prácticamente la totalidad de las firmas del sector legal y servicios profesionales implantarán políticas de teletrabajo.

Además del teletrabajo, destaca en el estudio como se están poniendo en marcha cambios estructurales que incluyen políticas orientadas a la flexibilización y conciliación laboral.

Entre éstas, destacan medidas como la modificación de jornadas, la mejora de recursos tecnológicos para el desempeño de los diferentes puestos de trabajo y la introducción de sistemas profesionalizados en la medición del desempeño.

Todas estas medidas indican dos realidades transformadoras, por un lado, el valor de la confianza con un seguimiento profesionalizado de los mandos sobre sus equipos, y, por otro lado, la implantación de políticas que parten de las opiniones e inquietudes de la plantilla, recabados de forma directa (aproximadamente un 40% de la muestra).

Otro dato que desvela este estudio de Mercer, es que un 50% de los despachos se plantea evaluar a nuevos candidatos de forma telemática. Del mismo modo, manifiestan su preocupación por la forma en la que puedan gestionar todo este proceso, garantizando los resultados, su fiabilidad y su transparencia.

Todos estos datos fueron compartidos en el Encuentro del sector Legal Mercer, centrado en cómo ha impactado el Covid-19 en este sector profesional.

En el encuentro los responsables de recursos humanos y talento de algunas de las principales firmas jurídicas de nuestro país, debatieron sobre los grandes retos y desafíos que el sector legal debe abordar desde el punto de vista de recursos humanos tras la crisis que el Covid-19 ha provocado.

El sector tiene retos importantes que afrontar ante un futuro incierto y cambiante. A temáticas que ya estaban presentes como las tendencias en compensación, la atracción y retención del talento y la capacitación de profesionales, se suman aspectos como la digitalización y las oportunidades que brinda la Inteligencia Artificial. De todos ellos, desde Mercer se destacó la atracción del talento como elemento clave, así como la utilización de plataformas digitales de evaluación como la que presentó en el evento desde la que se puede hacer una evaluación psicométrica, razonamiento, personalidad, conocimientos y perfil”.

Por otro lado, también cabe señalar que, “según un sondeo realizado por F&B Consultores Executive Search a más de 350 abogados de diferentes categorías, de siete de los principales despachos de abogados con sede en Madrid, exponemos a continuación algunos de los datos del estudio.

La primera conclusión es que el Covid ha puesto al sector legal ante la tesitura de aprovechar el impulso derivado de la crisis para incorporar el teletrabajo como herramienta de uso habitual.

Asimismo, más de un 60 % de estos profesionales no había teletrabajado con anterioridad, a pesar de que el 96 % de los encuestados reconocía que su despacho estaba preparado para ello. Este mismo porcentaje de abogados apuesta por una vuelta progresiva a los despachos, donde se alterne el teletrabajo con la presencia física en la oficina. De hecho, a la vista de los resultados de la encuesta, los abogados coinciden en subrayar la incorporación del teletrabajo y la adaptación digital como prioridad una vez superada la actual crisis. Entre las ventajas observadas, casi tres de cada cuatro encuestados afirma que la situación de confinamiento ha propiciado la celebración de reuniones de trabajo más eficientes, reduciéndose las innecesarias. Asimismo, casi la mitad de los abogados preguntados asegura que se están planteando nuevos modelos de negocio postcovid para salir de la crisis que se avecina.

Ante la pregunta de cómo afecta el teletrabajo al desarrollo de sus funciones, un 30 % de los abogados asegura que no se ve afectado, porcentaje que se aproxima al 40 % si sumamos las respuestas de quienes se ven afectados en mayor o menor grado, pero de forma positiva. Aquellos que dicen que la repercusión en sus funciones es muy negativa apenas suman el 9 %. Por otro lado, en torno a un 40 % de los abogados aseguran verse afectados por el hecho de no tener contacto con sus compañeros, bien sea porque ese contacto social les enriquece y favorece su forma de trabajar, bien porque la coordinación de equipos puede ser más fluida cuando se está en el mismo espacio físico.

El hecho de no haber podido separar tan claramente la vida personal de la profesional, al ocupar ambas el mismo espacio físico, ha condicionado a un tercio de los encuestados para trabajar más. Es un aspecto interesante a regular desde los despachos para que en el largo plazo y en la nueva normalidad, no se produzca el fenómeno “burn out”. En cuanto a respetar los horarios de trabajo, el 20 % de los encuestados confirma que los horarios no se cumplen, habría que procurar que se cumpliesen para que en el largo plazo no se produzca una merma en la productividad y la calidad de los servicios prestados.

Por otro lado, la actual crisis también genera incertidumbre, un 90 % de los encuestados están expectantes con el futuro incierto y la gestión de la estrategia que va a regir en sus organizaciones; mantenimiento del volumen de negocio, el impacto económico que la crisis pueda tener (salarios, despidos, promociones…). Un 17 % de los participantes en el sondeo, asegura que en sus despachos se está forzando a los empleados a coger vacaciones durante esta época de crisis, lo que puede generar malestar entre los abogados. En este sentido, resulta quizá más preocupante el hecho de que algo más de un cuarto de los encuestados aseguren no sentirse involucrados en la estrategia de la compañía y un 30 % manifieste que no se les está teniendo en cuenta a la hora de afrontar la nueva situación. Además, un 17 % de los abogados aseguran no sentirse apoyados por su empresa en la actual situación de crisis, frente a un 83 % que sí que se han visto acompañados por las firmas. En torno a un 30 % de los encuestados no creen que sea buen momento para trasladar ideas innovadoras a sus líderes, por el momento de incertidumbre, pero sí que creen que es un buen momento para formarse un 60 %, en habilidades que antes no habían considerado necesarias.

Un 13 % de los encuestados no se sienten identificados con la cultura de la empresa, así como algo más de 8 % no lo está con el proyecto. Lo que más valoran los abogados en este momento, un 83 % de los encuestados sería: contar con el apoyo de los líderes, mantener el salario y una buena gestión de la incertidumbre por parte del despacho”.

Como se puede ver, va a tratarse de una forma de cotrabajo y de interrelaciones bastante complicado, pero no imposible. Lo malo llegará a la hora de facilitar ese trabajo, así como los juicios online, a los colectivos que no dispongan o les sea difícil el acceso a los medios informáticos y telemáticos necesarios para ello.

FUENTES:

  1. Efectos de la covid-19 en el sector legal. F&B CONSULTORES: https://consultoresfb.com/16892-2/
  2. El sector legal lo ‘apuesta’ todo al teletrabajo: prácticamente el 100% de los despachos y firmas de servicios profesionales implantarán el trabajo en remoto en la nueva realidad. RRHH DIGITAL: http://www.rrhhdigital.com/secciones/teletrabajo/142911/El-sector-legal-lo-apuesta-todo-al-teletrabajo-practicamente-el-100-de-los-despachos-y-firmas-de-servicios-profesionales-implantaran-el-trabajo-en-remoto-en-la-nueva-realidad?target=_self
  3. Tres herramientas digitales para abogados que hacen teletrabajo: soluciones productivas y eficientes. CONSEJO GENERAL DE LA ABOGACÍA ESPAÑOLA: https://www.abogacia.es/publicaciones/blogs/blog-comunicacion-y-marketing-juridicos/tres-herramientas-digitales-para-abogados-que-hacen-teletrabajo-soluciones-productivas-y-eficientes/
  4. Los 10 puntos clave de la nueva normativa sobre el teletrabajo. LEFEBVRE EL DERECHO: https://elderecho.com/los-10-puntos-clave-la-nueva-normativa-teletrabajo
  5. El derecho al teletrabajo y su tutela jurisdiccional: La nueva redacción del artículo 38.4 del Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (E.T.). LEFEBVRE EL DERECHO: https://elderecho.com/derecho-al-teletrabajo-tutela-jurisdiccional-la-nueva-redaccion-del-articulo-del-articulo-38-4-del-texto-refundido-la-ley-del-estatuto-los-trabajadores-e-t
  6. Abogados en remoto, ¿una nueva normalidad? PERIÓDICO CINCO DÍAS: https://cincodias.elpais.com/cincodias/2020/07/16/legal/1594923751_907925.html
  7. ¿Cómo afecta el teletrabajo a los despachos de abogados? MIRADA 360: https://mirada360.es/como-afecta-el-teletrabajo-a-los-despachos-de-abogados/
  8. El sector legal implantará el teletrabajo tras el covid-19: RRHH PRESS: https://www.rrhhpress.com/tendencias/50012-el-sector-legal-implantara-el-teletrabajo-tras-el-covid-19

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