Abogacía, Administración de Justicia, Derecho, Derecho y Nuevas Tecnologías, despachos de abogados, Nuevas tecnologías, Teletrabajo, Tribunales

Digitalización en el sector legal. Parte II

En una entrada reciente ya se hizo una introducción de cómo el sector legal tenía que adaptarse a los nuevos tiempos a través de las nuevas tecnologías para poder dar respuesta a las exigencias de la sociedad, además de otros retos que han sido impuestos en los últimos años 2020 y 2021 por la pandemia del COVID-19.

Y es que, en primer lugar, cabe destacar que “la sociedad actual los avances tecnológicos y la explosión del mundo de las aplicaciones han modificado la forma de trabajar y las relaciones que tienen las empresas con sus clientes. En este contexto, desde Ad&Law, firma especializada en incluir aplicaciones y servicios en la nube para sus clientes, explican que “hoy en día, la digitalización del sector es fundamental para hacer frente a la demanda de los clientes que ven cómo gran parte de los despachos se han quedado rezagados en la inclusión y aplicación de unos servicios tecnológicos que podrían beneficiarles”.

De hecho, en Ad&Law llevan tiempo aprovechando las ventajas que les aportan estos avances por lo que, a su juicio, “los tres grandes servicios que puede ofrecer la tecnología tanto al sector legal y financiero como a sus clientes son los sistemas de almacenamiento en la nube, las herramientas de gestión y los programas avanzados de creación de textos legales”. Asimismo, aseguran que “a pesar de lo que puede parecer, implantar estas herramientas tecnológicas es fácil y rápido”.

Según consideran desde la firma, una de las tecnologías más útiles para el sector financiero son las aplicaciones que gestionan facturas, como Exaccta. Con su uso se elimina la obligación que tienen autónomos y empresas de guardar y recopilar en papel cada factura. Lo que, a su vez, permite ahorrar tiempo a la hora de elaborar la contabilidad, por lo que esta tarea es mucho más fácil. Además, “los despachos pueden disponer de la información del cliente en tiempo real, exportarla y trabajar con ella desde cualquier lugar y dispositivo. Todo ello con la seguridad de que tendrá validez tributaria pues la Agencia ya acepta este tipo de recibos digitales”.

Оtras herramientas que se están instalando en los despachos son los programas y aplicaciones que ayudan con la facturación. Las pymes y los autónomos encuentran en estos sistemas la posibilidad de enviar y recibir facturas sin desplazamientos, mantener un archivo histórico o consultar las facturas que deseen en cualquier momento o lugar. En relación con esto, desde Ad&law destacan: “la comunicación directa que ofrecen algunos de estos programas, como Billin, entre cliente y proveedor a través de chats que abren un canal mucho más rápido y eficaz para resolver problemas o dudas de manera más efectiva que con los habituales correos electrónicos”.

La última tecnología que utiliza  la firma son los servicios en la nube. El intercambio de archivos en la nube permite gestionar contenidos desde cualquier dispositivo y lugar por cualquier persona involucrada en el proyecto lo que facilita compartir tareas y disponer de cualquier información que se necesite. De esta manera se logra optimizar al máximo los recursos de los despachos y ampliar los servicios que se ofrecen a los clientes.

Por su parte, los programas avanzados de creación de textos legales permitirán que los clientes obtengan los contratos que necesitan sin la intervención de un abogado. Esta tecnología también servirá para agilizar las reclamaciones pues se podrán hacer de una manera mucho más rápida que la actual”.

En segundo lugar, se ha de destacar que “se ha podido determinar que los despachos profesionales que abordan la innovación han conseguido diversas innovaciones, algunas realmente sorprendentes:

1)    Reducir en un 75% el esfuerzo en la gestión de documentación (EY Abogados) y un 15% el tiempo dedicado a la evaluación de riesgos legales (Garrigues);

2)    Pueden predecir con casi un 90% de éxito el signo de las resoluciones judiciales (Écija);

3)    Crear ventajas competitivas implementando el blockchain en la toma de decisiones (Deloitte).

4)     Y además, agilizar el trabajo más mecánico de los abogados mediante la inteligencia artificial en proyectos como Luminance (Pérez-Llorca) o aplicada al e-Discovery (DLA Piper) para búsquedas de gran volumen documental.

A este respecto, José Ángel Sandín, consejero delegado de la compañía, subrayó  que  “la innovación es el foco principal de nuestra editorial” convertida en pionera a la hora de impulsar y promover el uso de herramientas tecnológicas en el sector legal. “En Lefebvre – El Derecho, añadió, entendemos la innovación como la clave para que el cliente obtenga una mejor funcionalidad en el servicio”.

De este modo, apostar por el reto tecnológico es ahora más que nunca una oportunidad para los principales despachos de España por volumen de facturación. De hecho, Ignasi Costas, responsable del área de Innovación y Emprendimiento de RCD, afirma que “la innovación es la posibilidad que tienes de conocer a fondo las necesidades de tus clientes”. Igualmente, incide en que “de cara al futuro, otro de los retos de las firmas legales además de la digitalización es la internacionalización”. Y, en la misma línea, el fundador y presidente ejecutivo de Écija, Hugo Écija, señala que “hoy en día, nadie duda de que el esfuerzo innovador es el medio para reinventarnos de manera permanente con el objetivo de diferenciarnos y aportar valor añadido al cliente”.

Los millennial y la innovación      

Las nuevas generaciones son parte fundamental de este cambio por la innovación en el sector legal. Los millennials se convierten en actores y a su vez, en demandantes de un nuevo concepto profesional. Para Luis de Carlos Bertrán, socio director de Uría Menéndez. “la innovación se trata de una filosofía muy vinculada con la nueva fuerza del trabajo millennial: generaciones más jóvenes que se adentran en el mercado laboral con unas aspiraciones distintas, lo que obliga a poner especial atención en cuestiones como la flexibilidad, la conciliación o la diversidad”.

Un criterio que también sostiene Pilar Menor, socia directora de DLA Piper, para quien estar en contacto con el mejor talento requiere también de “un nuevo estilo de liderazgo integrador, capaz de motivar y retener a una nueva generación de nativos digitales a los que ya estamos contratando”.

Un nuevo panorama legaltech

Todo ello ha dado lugar a la creación de Innovations Hubs (KPMG Innova Talent) y think tanks (Innovation Think Tank Garrigues), que suprimen jerarquías organizativas y proponen espacios de co-working como Fuse (Allen & Overy) entre profesionales de todos los niveles, y también foros de co-creación que en InBeta (Gómez Acebo&Pombo) se plantean juntamente con los clientes.

Además de analitycs o uso intensivo de datos, sistemas que desarrollan capacidades propias de la inteligencia humana, liberan de carga de trabajo a los profesionales y permiten dedicar tiempo a nuevos proyectos. Es el caso de la creación de software de gestión colaborativa como Ontier 360, el diseño de intranets adaptadas a las necesidades de los abogados del futuro (Uria Menéndez) y programas de colaboración y asesoramiento a startups como Herbert Smith Freehills Startup School: iniciativas que generan verdadero valor en las organizaciones”.

Por último, cabe señalar aquí que “

No hay marcha atrás. La crisis causada por la pandemia del coronavirus impulsará la transformación definitiva del sector legal. La tecnología jurídica, un factor que ya se consideraba especialmente relevante, ganará terreno y será más relevante que nunca. La relación con los clientes también evolucionará y los abogados, tanto externos como internos, deberán adaptarse a un clima mucho más exigente para poder cumplir con las expectativas tanto de las asesorías jurídicas como de la dirección de la empresa, respectivamente. No obstante, la mayoría de los letrados, ya sean de despachos o de departamentos legales, no creen estar debidamente preparados para los cambios que experimentará el mercado en los próximos años. De hecho, tan solo el 28% afirma estar completamente listo. Queda tarea por hacer.

Estas son algunas de las conclusiones del informe El abogado del futuro 2020, elaborada por Wolters Kluwer. La macroencuesta, realizada en enero de este año, recoge la opinión de 700 profesionales jurídicos de bufetes y departamentos jurídicos de empresa de Estados Unidos y nueve países europeos, entre ellos España.

En los próximos años, los abogados también creen que se pondrá un mayor énfasis en la capacidad para mejorar la productividad y la eficiencia, así como para captar y retener el mejor talento. Sin embargo, solo una de cada cuatro firmas admite estar actualmente preparada para afrontar estos dos desafíos (un 28% y un 26%, respectivamente).

Ahora bien, ¿cuáles son las barreras que impiden a la abogacía adaptarse a las nuevas exigencias? Por un lado, los departamentos legales identifican la gestión del cambio y la resistencia al mismo que opone la dirección como principales factores (65%), además de los costes asociados (50%). Por su parte, los despachos sienten presiones parecidas, aunque con menor intensidad: el 53% y el 48%.

Digitalización forzosa

Aunque se realizó poco antes de que la crisis sanitaria alcanzara su punto más crítico, los resultados del sondeo revelan que los abogados ya veían en las herramientas digitales una fuerza clave. Así, la importancia creciente de la tecnología jurídica es identificada por el 76% de los encuestados como la tendencia principal, ya sean de bufetes o departamentos jurídicos. Por su parte, el informe señala que la pandemia no ha hecho más que agudizar esa percepción, forzando a las firmas a digitalizarse.

“La crisis ha acelerado varios años el proceso de digitalización en los despachos”, apunta Fernando Vives, presidente ejecutivo de Garrigues. Coincide con esta visión Óscar Bascones, director de la asesoría jurídica en el Banco Santander, que agrega que los cambios estructurales que han sufrido las firmas jurídicas se hubieran materializado tarde o temprano, pero esta situación “los ha anticipado y ha acelerado su desarrollo”.

Tecnología, sinónimo de resiliencia

Ahora bien, la capacidad de adaptación no ha sido igual en todas las firmas. Para Jorge Badía, consejero delegado de Cuatrecasas, uno de los factores principales que han alimentan la resiliencia ha sido la inversión en nuevas tecnologías que hubiera realizado la firma en los últimos años.

Salvador Sánchez-Terán, socio director de Uría Menéndez, confirma este extremo, y relata que la plantilla lleva ya tres meses trabajando en remoto “gracias al esfuerzo realizado en los últimos años en equipamiento tecnológico”, lo que les ha permitido responder con rapidez y manteniendo los estándares de calidad y seguridad. En este sentido, la encuesta desvela que el 60% de los despachos espera aumentar el gasto destinado a tecnología en los próximos tres años, frente al 51% de los departamentos jurídicos.

Otro de los elementos que hacen de un despacho resistente a la crisis es, según Pedro Pérez-Llorca, socio director de Pérez Llorca, la motivación y compromiso de los abogados y colaboradores “y un buen equilibrio entre las prácticas cíclicas y las anticíclicas”.

Cambio en el servicio

La tecnología es el principal impulsor de transformación en las firmas. Como indica Stella Raventós, presidenta de la Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF), “la digitalización va a suponer que los aspectos más rutinarios de nuestro trabajo perderán valor, porque las herramientas digitales se encargarán de ellos”. De esta forma, la parte del trabajo que requiera profundos conocimientos jurídicos será más valorada, “y será la que el cliente esté dispuesto a pagar”. Reforzando esta idea, el informe señala que ocho de cada diez letrados consideran que un mayor uso de la tecnología modificará la forma de suministrar el servicio.

La implantación de herramientas digitales no puede hacerse de cualquier forma, sino que requiere que bufetes y asesorías jurídicas “hagan un diagnóstico previo de sus carencias, debilidades y su objetivo de posicionamiento estratégico en los próximos años”, advierte Vicente Sánchez, CEO de Wolters Kluwer en España y Portugal. Esta actitud, no obstante, parece estar calando entre los profesionales. “Se ha pasado desde una posición de extrema exaltación de las bondades de la tecnología a una posición mucho más moderada y realista”, reflexiona el directivo.

¿Qué tecnologías serán las más utilizadas? Para el 59% los bufetes, la inteligencia artificial se erige como la herramienta que tendrá mayor repercusión en los próximos tres años, si bien es cierto que solo dos de cada diez confiesan entenderla bien. Los abogados de empresa, en cambio, sitúan en primer lugar el big data y el análisis predictivo, aunque solo uno de cada cuatro está familiarizado con ella.

María Jesús Arribas, directora del departamento legal de BBVA, considera fundamental contar con herramientas colaborativas “que permitan el intercambio de información y documentación de forma ágil entre abogados y clientes”, así como gestores documentales, herramientas para hacer videoconferencias y, sobre todo, medidas de seguridad reforzadas “que eviten accesos no deseados a nuestros sistemas”.

Con el cliente: transparencia y colaboración

La segunda tendencia emergente identificada por los letrados es la capacidad de cumplir con las expectativas cambiantes del cliente, ante la cual únicamente el 31% afirma sentirse preparados. Para los departamentos jurídicos, los desafíos en este sentido consisten en reducir y controlar los costes jurídicos externos, aplicar la tecnología en los procesos de trabajo y gestionar las crecientes demandas de la dirección.

Asimismo, esperan que los bufetes sean más eficientes, innovadores e incrementen la colaboración y la transparencia al comunicarse con ellos.

“La incertidumbre generada por la pandemia está obligando a los directivos de las empresas a tomar decisiones difíciles que deben transmitir a un personal disperso, recluido y lleno de preguntas sin respuesta”, señala en este sentido Gerardo Codes, director de Coordinación Global- Servicios Jurídicos en Iberdrola. Ello hace necesario que la comunicación entre ambos sea más transparente “para apaciguar la inquietud que estamos viviendo”.

Las exigencias que reciben los in house son trasladadas sistemáticamente a los despachos que contratan. Estos, por tanto, deben establecer una comunicación permanente, sincera y rápida con el cliente, “especialmente en un momento en que empleados, clientes y sociedad están demandando certidumbre y agilidad en la toma de decisiones”, recuerda Rosa Vidal, socia directora de Broseta.

Por su parte, José Luis Velázquez, coordinador de la asesoría jurídica de Fremap, opina que los abogados deben necesariamente reinventar sus métodos de comunicación con los clientes, tanto internos como externos, “para que la falta de presencia física no implique alejamiento y falta de cercanía”.

Proveedores alternativos, el mayor reto

La cuestión emergente para la que los encuestados están peor preparados es el aumento en proveedores de servicios legales alternativos (o ALSP, por sus siglas en inglés), donde solo el 24% se muestra muy confiado en su capacidad para hacer frente a esta tendencia.

“La pandemia ha puesto en evidencia que muchos de los costes de los bufetes no se justifican con facilidad”, asevera Javier de Cendra, decano de la facultad de ciencias jurídicas y empresariales de la Universidad Francisco de Vitoria. El docente explica que el interés ya existente hacia estos nuevos modelos “se incrementará exponencialmente a costa de muchos actores tradicionales, por mucha tecnología que estos últimos incorporen”.

Por último, Pedro Marcelo Álvarez, jefe de servicio de Asuntos Generales del Gobierno de Canarias, considera que la crisis “supondrá un esfuerzo añadido para las Administraciones Públicas”, que tendrán que aumentar la partida destinada a tecnología para adaptar sus herramientas informáticas al nuevo de modelo de reEl sector jurídico, obligado a acelerar su digitalizaciónlación que se genere con la Administración de Justicia”.

Por tanto, como conclusión, cabe señalar que, al no haber vuelta atrás en la digitalización, además de que la situación por la pandemia para el COVID-19 va para largo, los bufetes y depachos han de seguir innovando e introduciendo las nuevas tecnologías en su quehacer diario para poder seguir siendo competitivos.

FUENTES:

  1. El sector jurídico, obligado a acelerar su digitalización. REVISTA BYTE: https://revistabyte.es/estudio/sector-juridico-digitalizacion/
  2. Bálamo y la Automatización de Procesos en el Sector Legal. BÁLAMO LEGAL: https://www.balamo.legal/post/balamo-y-la-automatizacion-de-procesos-en-el-sector-legal/
  3. La digitalización de los bufetes, el gran desafío del sector. EXPANSIÓN: https://www.expansion.com/juridico/actualidad-tendencias/2017/09/04/59ad828346163fb8438b45eb.html
  4. Digitalización y eficiencia, los deberes que el covid pone a los abogados. CINCO DÍAS-EL PAÍS: https://cincodias.elpais.com/cincodias/2020/06/04/legal/1591263090_087943.html
  5. El abogado del futuro 2020. Elementos para el éxito. WOLTERS KLUWER: https://landings.wolterskluwer.es/abogado-del-futuro-2020/
  6. La digitalización en despachos y bufetes de abogados. REGISTRO DE IMPAGADOS JUDICIALES: https://blog.registrodeimpagadosjudiciales.es/articulos-juridicos/digitalizacion-despachos-bufetes/
  7. La digitalización en el sector Legal. DIGITAL TRANSFORMATION HUB: https://digitalisthub.com/la-digitalizacion-en-el-sector-legal/
  8. Digitalización y transformación digital en los despachos de abogados. LEXGOAPP: https://www.lexgoapp.com/blog/digitalizacion-y-transformacion-digital-en-los-despachos-de-abogados/
  9. Impacto de la digitalización en los principales despachos de abogados. DATAGORA: http://www.datagora.es/impacto-de-la-digitalizacion-en-los-principales-despachos-de-abogados/

Responder

Por favor, inicia sesión con uno de estos métodos para publicar tu comentario:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s