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Digitalización de procesos con herramientas de movilidad desde el punto de vista legal.

Como ya se ha dicho en otras entradas sobre la influencia de la digitalización y los problemas que ésta entraña, esta entrada va dirigida a establecer una serie de medidas legales para facilitar la digitalización de los procesos de digitalización de las empresas y establecer los cortafuegos necesarios para prevenir ataques a esta digitalización, así como las medidas de protección legal.

En primer lugar, también cabe señalar cómo la crisis por COVID-19 ha impulsado con más avidez las nuevas tecnologías y ha acelerado la digitalización de la sociedad. En este punto, cabe señalar que “la mayoría de las empresas a nivel global han acelerado su digitalización, al menos en alguna parte del negocio, para atender a sus clientes y para proteger a sus empleados y empleadas que se enfrentaban a restricciones de movilidad derivadas del estado de alarma en el que nos encontramos. De hecho, a finales del mes de marzo, Microsoft[1] por ejemplo, informaba de un aumento del 775% de los servicios en la nube.

Así pues, durante este período de confinamiento se ha disparado el consumo de medios de comunicación digitales, la utilización de las redes sociales o la realización de videollamadas, el comercio electrónico y, sobre todo, ha emergido uno de los conceptos más importantes a la hora de entender la forma de trabajar, pero por qué no, también relacionarnos en el ámbito laboral en el futuro, el teletrabajo.

Aceleración digital

La pandemia por Covid-19 ha puesto de manifiesto esta aceleración digital que se ha vivido en todos los sectores en mayor o menor medida. Las entidades financieras han enviado a gran parte de sus trabajadores y trabajadoras a casa a teletrabajar, el comercio online se ha disparado, los colegios han comenzado a funcionar mediante plataformas digitales, los servicios de telemedicina han crecido también para consultas no relacionadas con el coronavirus y así nos encontramos con una larga lista de actividades que se han visto obligadas a modificar su forma de operar.

Desde el punto de vista de la industria, la realidad actual ha demostrado que las compañías más digitalizadas han podido sobrellevar mejor los cambios derivados de la situación desencadenada por el coronavirus: cambios constantes de los planes de producción como resultado de las demandas cambiantes, la disponibilidad o no de materias primas o la disponibilidad de personal clave, capacidad y activos.

Pero, además, la situación vivida también ha permitido que las empresas sean más conscientes de la conveniencia de disponer de un despliegue robusto de infraestructuras de comunicaciones y de procesos digitalizados ya que esto les ha facilitado abordar de mejor manera el tsunami que teníamos encima.

La pandemia ha impactado sobre las cadenas productivas a nivel mundial de una manera inesperada y sin precedentes. Por primera vez en la historia de la fabricación moderna, la demanda, el suministro y la disponibilidad de la fuerza laboral se han visto afectados a nivel mundial al mismo tiempo.

Sectores como el agroalimentario, el sector del papel o de productos farmacéuticos, entre otros, han estado y continúan trabajando duramente para satisfacer la demanda impulsada por las compras (en algunos casos, compulsivas de los consumidores) fruto del miedo al desabastecimiento, como ocurría en los comienzos del confinamiento.

Otros sectores como la automoción están sufriendo caídas importantes de la demanda y algunos eslabones de la cadena han experimentado ciertas interrupciones en sus cadenas de suministro de piezas y materias primas.

Además, el confinamiento ha consolidado algunos comportamientos digitales preexistentes y ha introducido nuevos hábitos en la sociedad que además se han extendido de unos segmentos de población a otros.

Mientras que algunos de estos comportamientos serán coyunturales, otros se convertirán en estructurales. No hay duda de que la recesión que seguirá a la cuarentena no afectará a todos por igual. Los expertos anticipan que esta rápida migración a las tecnologías digitales impulsadas por la pandemia continuará en el proceso de recuperación. La nueva normalidad pasa por lo digital.

¿Pero, que está ocurriendo en esta normalidad que llaman “nueva” y que acabamos de comenzar?

En primer lugar, las empresas del sector primario y secundario por lo general están volviendo rápidamente al “modus operandi” habitual con las medidas de protección necesarias, pero la realidad vivida, les habrá servido para poner en práctica las lecciones aprendidas y dejar consolidados en algunos casos y, fortalecer, en otros, los procesos digitales que habían comenzado a desplegar durante los primeros meses de la pandemia. Para ello, la palanca será la eficiencia y algunas empresas la buscarán incrementando las inversiones en soluciones de manufactura avanzada y de digitalización.

En este sentido las inversiones en la digitalización de la cadena de suministro (visión 360° del stock, la logística eficiente, y el acceso a la información en tiempo real, etc.) y la automatización, constituirán elementos clave en este proceso de aceleración digital.

Esta última, además, va a tomar un rol fundamental si las estrategias de los territorios se enfocan a la “repatriación de la producción”, como parece que puede ocurrir. De hecho, parece muy probable que los gobiernos utilicen este tipo de planes para desarrollar la capacidad de recuperación estratégica después de la crisis actual. Ejemplos de esta estrategia son los anuncios dados por los grupos automovilísticos PSA[2] o Nissan[3], esta última en referencia a su planta de Barcelona.

En segundo lugar, sectores como el sanitario, educativo o los servicios financieros que contaban con diferentes grados de avance digital, se espera que acelerarán su actividad a través de canales digitales y construirán una experiencia de cliente basada en la omnicanalidad, hibridando los servicios presenciales con los servicios online que ya venían ofreciendo, sobre todo el sector financiero, aunque mucho más reforzados.

En tercer lugar, se encuentran los sectores retail y productos de consumo que han sido los protagonistas del confinamiento: ya sea por los cierres de tiendas, por el impulso de los supermercados y alimentación como negocios esenciales y por el protagonismo del e-Commerce.

En el medio plazo se espera una continuidad en esta línea gracias al impulso de los hábitos de consumo online y la expectativa digital del consumidor. En este sentido, según datos publicados por la consultora McKinsey[4], el 75% de las personas que usan canales digitales por primera vez indican que continuarán usándolos cuando las cosas vuelvan a ser «normales«. Las empresas deberán asegurarse de que sus canales digitales estén al mismo nivel o sean mejores que los de su competencia para triunfar en este nuevo entorno. Los rezagados digitales estarán sustancialmente en desventaja durante la recuperación según indica esa misma fuente.

Por último, no nos podemos olvidar del teletrabajo que, esperemos que haya llegado para quedarse, al menos como fórmula flexible factible de conciliación para las familias.

La importancia del teletrabajo en los últimos meses ha hecho que las organizaciones se den cuenta de la conveniencia de adoptar las nuevas formas de trabajo inspirándose en entornos más colaborativos y potenciando la innovación y el compromiso del equipo. Esto se traduce en una mayor colaboración, impulsar la comunicación bidireccional, una mayor velocidad en los procesos y un mejor aprovechamiento del conocimiento que se genera en la organización.

Por tanto, dado el buen funcionamiento y el grado de aceptación, es muy probable que una de las prioridades en este próximo escenario sea facilitar el teletrabajo. Las empresas se van a replantear las inversiones en general y la adopción del trabajo en remoto ahora es ya lo suficientemente sustancial como para reconsiderar incluso los modelos comerciales actuales.

¿Y entonces, cual es el modelo de la industria post-Covid?

En este sentido, la Comisión Europea ya publicó a principios de marzo su nueva estrategia industrial #EUIndustrialStrategy, con el objetivo de conseguir una industria climáticamente neutra, digital y competitiva[5].

Como ya se explicó en un extenso artículo redactado por Montse Guerrero, consultora de AIN y responsable de la EEN, esta estrategia pretende, a través de sus líneas de actuación, aumentar el número de pymes usuarias de tecnologías digitales e involucradas en prácticas empresariales sostenibles (ambiental, social y económicamente hablando), orientando sus apoyos a las que cumplan o transiten a esa nueva realidad.

El Gobierno de España por su parte, considera «urgente» digitalizar la industria estatal en la era post coronavirus, conceptualizando así la Industrialización Digital, como el nuevo escenario para la industria en los tiempos que vienen.

En este sentido, según palabras de la ministra de industria Reyes Maroto[6] “la Transformación Digital es ahora más urgente que nunca. Necesitamos una industrialización digital fuerte» y España debe aprovechar el momento y la crisis del Covid para construir una economía fuerte basada en la tecnología, con una colaboración entre el sector público y privado cada vez más estrecha”.

Navarra, por su parte, en alineación con estas políticas, también tiene una apuesta clara por la digitalización industrial, prueba de ellos son los planes y programas existentes en ese ámbito como son: el Programa de Itinerarios 4.0 de Gobierno de Navarra, el Programa del Gobierno estatal y cofinanciado por el Gobierno de Navarra, Activa Industria 4.0 o el Programa de Fomento de la Empresa Digital de Navarra 2020 que además se prevé que incluyan ayudas de impulso al teletrabajo y a la implantación de proyectos 4.0.Sin olvidarnos de otros programas de financiación que llevan en marcha desde 2015 como el de Ayudas a la Competitividad o el Programa de Ayudas a la Inversión, ya que ambos pueden estar también vinculados con la digitalización.

En definitiva, con todo lo expuesto se puede afirmar que las organizaciones que emergerán como las más fuertes después de la crisis serán las que puedan ver la situación actual como una oportunidad para revisar sus cadenas de suministro y habilitar estrategias soportadas por tecnologías digitales. Y, aunque el futuro es incierto, debemos mirar más allá de la niebla de incertidumbre hacia posibles cambios a medio y largo plazo en la industria.

La Transformación Digital en las empresas ya comenzó hace años, pero la crisis actual ha puesto de manifiesto su importancia y su rol como palanca clave para la recuperación y camino hacia la Industrialización Digital, como nuevo escenario para la industria a medio plazo”.

En segundo lugar, también se ha de señalar que “el Covid-19 hasta cierto punto se ha convertido en un instrumento de medición para saber cuan preparados estábamos a nivel privado y púbico en la ruta de la transformación digital. Las diferentes organizaciones han tenido que responder de manera inmediata desarrollando e implementando soluciones digitales, automatizando procesos y soluciones en la nube; así como dándole facilidades a sus colaboradores para realizar trabajo remoto y de ese modo resguardar su integridad y aquellas que no lo han hecho se han visto forzadas a parar su operación. 

Para obtener una comprensión más profunda, Deloitte tiene un modelo de respuesta a esta coyuntura. Al equilibrar las necesidades de las empresas y para mantener la ventaja competitiva se recomienda no centrarse exclusivamente en el “hoy”, para lo cual planteamos tres fases:

1. Responder – Prepararse para mantener la continuidad del negocio

En esta fase, las empresas se ocupan de manejar la situación actual y procuran mantener la continuidad de la operación. La tecnología y plataformas digitales juegan un papel clave, ya que permitirán mantener el negocio operativo a través de diferentes herramientas de conectividad, y colaboración donde permitirán soportar las necesidades del negocio.1

2. Recuperar – Aprender y surgir más fuerte

Los líderes cinéticos deben tomar la iniciativa y ponerse al frente del panorama cambiante e idear soluciones proactivas. Deben aprovechar los aprendizajes de la crisis actual, desarrollando e implementando estrategias.2  Las empresas deben recuperarse siendo ágiles en las implementaciones y teniendo plan acelerado de sus capacidades digitales, enfocados en encontrar una nueva normalidad.

3. Crecer – Preparase para la nueva normalidad

La transformación digital impulsada por una pandemia en una economía incierta probablemente no sea el escenario que la mayoría de líderes tecnológicos esperaban, pero a medida que la tecnología y plataformas digitales demuestra su capacidad para ayudar a cambiar la trayectoria de una empresa y agregar valor, lograr que el negocio escale. Es importante realizar una reingeniería de procesos enfocada en la digitalización y contar con las estrategias a largo plazo.

Mirando hacia adelante y buscando el nuevo camino hacia la transformación digital en la “nueva normalidad”

Al mirar el lado positivo de la situación actual, la resiliencia de las personas, las ganas de innovar y el desarrollar nuevas soluciones. Un estudio realizado por el Instituto de Finanzas Internacionales y Deloitte [ZSJ1] descubrió que: “Las inversiones digitales clave de los bancos y las aseguradoras en la última década los ayudó a ser más resistentes al impacto de COVID-19″.

En tercer lugar, y en cuanto a la aparición del teletrabajo, y la necesidad de proteger a los trabajadores que se han visto obligados a teletrabajar (en todos aquellos sectores en los que puede llevarse a cabo esta forma de trabajar, claro está, pues no todos los trabajos son susceptibles de adaptarse a esta nueva manera de relacionarse laboralmente), cabe decir que “la proliferación del teletrabajo también ha propiciado el cibercrimen: respecto a 2019, los ataques ransomware aumentaron un 148% durante los meses de confinamiento. Las VPN no son a prueba de balas y es necesario contar con equipos actualizados y revisados por expertos mediante controles y programas de filtrado. El programa HP Impulsa nace como iniciativa para ayudar a clientes y partners a enfrentarse a esta crisis.

HP entiende que existen tres momentos cruciales en la traslación del trabajo convencional al trabajo en remoto. Primero, al comienzo, cuando se necesita desarrollar la configuración y aprovisionamiento de equipos. La productividad aquí depende de la agilidad con la que se despliegue el sistema. En este apartado, HP selecciona una combinación de dispositivos adecuados para cada trabajo, perfil de negocio y condiciones financieras.

Segundo, cuando se requiere mantenimiento en términos de seguridad, con planes de volcado redundante y blindaje para cada equipo independiente. Los gerentes TI lo saben: por cada nueva implementación hay que revisar y validar su integración con todo el sistema. Un proceso tedioso que HP resuelve mediante Servicio de Seguridad Proactiva, una alternativa al 40 % de los ITDM. A través de la tecnología HP TechPulse, el fabricante realiza un monitoreo en tiempo real de la actividad de cada usuario, y proporciona información operativa y de amenazas, actualizada en todo momento.

Equipos

Y el tercer punto redunda en términos de soporte proactivo en el reciclaje. Los equipos antiguos cuentan con menos soporte del fabricante y, por tanto, más brechas en la seguridad. Pero estos equipos poseen un valor. Cumpliendo con las recomendaciones sanitarias, HP facilita la logística y se encarga de recoger, entregar o devolver los equipos necesarios.

Un dispositivo (conectado) es algo más que una herramienta, es un servicio. HP entiende esta transformación: si el uso de escritorios virtuales es cada vez más frecuente es porque los DaaS son el motor para la descentralización de una empresa, proporcionando a cada empleado un dispositivo administrado donde el usuario no tiene que encargarse de su mantenimiento, solo beneficiarse de su infraestructura. Esto supone un enorme ahorro en términos de mantenimiento y gestión.

HP Impulsa el teletrabajo

Equipos

Es evidente que el confinamiento reveló una serie de carencias. En España, la falta de implantación real del teletrabajo en nuestra forma de vida es uno de los principales escollos a superar. Para solventar esta problemática, el Ejecutivo trabaja en una serie de medidas entre las que destacan una clara distinción entre trabajo a distancia y teletrabajo, revisiones en la jornada, la voluntariedad, los derechos del empleado y las garantías sanitarias. Pero estas serán medidas a largo plazo y solo nos afectarán desde un punto de vista legal.

Este es el objetivo de HP Impulsa: asegurar unas buenas condiciones de teletrabajo a través de cuatro pilares: movilidad, seguridad, colaboración y sostenibilidad/eficiencia. Porque la realidad pos-COVID-19 también dibuja un mundo donde la gestión eficiente de recursos y energía será capital para nuestro futuro.

Pensemos por ejemplo en un diario local. Mientras una red informática vetusta tiene que servir para todo, un DaaS dedicado garantiza herramientas en la nube, sin necesidad de tener que andar instalando software nuevo en cada equipo. Una redundancia que beneficia al coste de infraestructura, desde los routers hasta los espacios de almacenamiento, y al ancho de banda consumido, ya que un servicio dedicado es un equipo optimizado.

HP Impulsa brinda ayuda a todas aquellas pymes o usuarios que deban canalizar su operatividad a través de una infraestructura tecnológica, ya hablemos de un despacho de abogados con oficinas en varios países y centro de operaciones en Madrid o de un consultor informático que colabora como freelance en una oficina virtualizada.

Most Secure Manageable Pcs

El programa HP Impulsa parte desde los 40€ al mes y garantiza una protección proactiva desde el log hasta el endpoint. Cualquier usuario inscrito en este servicio contará con soporte del equipo experto de HP, 24 horas al día, los 7 días de la semana, presente en 60 países y disponible en 20 idiomas. Además, en este sentido también facilita la conexión con los equipos de trabajo y los clientes, a través de la solución ‘HP Collaboration All-in-One G6‘ con Zoom Rooms, ideal para reuniones en remoto.

Por su parte, los servicios de configuración de fábrica garantizan que los sistemas estén optimizados desde el mismo momento de su entrega, respetando la necesaria distancia social. Mediante el Servicio de Gestión Proactiva, la marca verifica que el rendimiento del dispositivo sea el óptimo en todo momento, tanto a nivel de software como hardware.

Y el citado Servicio de Recogida y Devolución de HP, finalmente, asegura que tanto la entrega como la recogida se realizan cumpliendo con los más altos estándares de seguridad higiénica, además de proveer de de una limpieza con desinfectantes tras la instalación, diagnóstico o reparación de cualquier equipo.

Dentro del marco del hardware, los equipos HP han sido diseñados bajo nuevos estándares de seguridad. Por ejemplo, HP Sure Sense reconoce los patrones de comportamiento del usuario habitual, a lo que debemos añadir el control biométrico; Sure Start, un reinicio para recuperar datos ante ataques de firmware; o Sure Run, un cifrado y escalado para proteger las barreras de nuestra infraestructura laboral.

Los expertos en ciberseguridad saben que los ataques cada vez son más sofisticados. Es por ello que la autenticación multifactorial se convierte en un estándar para estos equipos, los cuales se benefician de la nueva alianza con Zoom Rooms para garantizar que las reuniones en remoto están blindadas ante miradas y oídos furtivos”.

En cuarto lugar, también cabe señalar que “el escepticismo de algunos entornos hacia el teletrabajo, se veía disuelto por la imposibilidad de encontrar otra solución: solo el trabajo en remoto podía asegurar la actividad “normal” de la empresa para seguir prestando servicio a los clientes.

La crisis sanitaria provocada por el avance del coronavirus en España ha puesto a prueba a empresas y trabajadores. Las recomendaciones y restricciones aplicadas por el Gobierno han reducido al mínimo el número de desplazamientos a los lugares de trabajo. BBVA ha adoptado en tiempo récord todas estas medidas gracias a los protocolos establecidos en sus planes de continuidad y a su apuesta por las formas de trabajo flexible, lo que ha permitido seguir ofreciendo el mejor servicio a sus clientes asegurando su salud y la de toda la plantilla del banco.

“El día que empezó el confinamiento en España, nosotros ya teníamos al 98% de nuestros empleados trabajando en remoto”, señala Imma Catalá, responsable de Estrategia y Desarrollo de Soluciones en el área de Talento y Cultura de BBVA. Un importante reto que la entidad superó gracias a su apuesta por la tecnología y las formas de trabajo flexible. “Durante los últimos cinco años, el banco ha avanzado en la materialización de una nueva estrategia de gestión de personas. Una estrategia basada en la confianza con los empleados, quienes alineados alrededor de un propósito y unos valores, dan lo mejor de sí mismos cuando se les empodera y se les dan medios y flexibilidad para que puedan generar y desarrollar todo su potencial profesional”, explica.

El proceso de transformación digital del banco se aplicó más allá de la transformación tecnológica, incluyendo y evolucionando muchos ámbitos de los recursos humanos. “Nos dimos cuenta que este proceso requería una nueva cultura digital de trabajo, nuevos modelos de trabajo y una evolución hacia un entorno de trabajo digital”, detalla.

La irrupción de la pandemia ha estresado hasta sus límites los modelos de trabajo en remoto, y solo las empresas que tenían los deberes hechos pudieron adaptarse con éxito y rápidamente. “En BBVA nos habíamos preparado sin ser conscientes. Nuestra transformación, basada en esa confianza con el empleado y las formas de trabajo ágiles, nos ha permitido afrontar esta crisis sin haber perdido productividad”, asevera Catalá.

Aprendizajes y nuevos retos

Durante estos meses, el banco ha podido comprobar que el trabajo remoto masivo ha favorecido el trabajo por objetivos frente al trabajo por horas dedicadas, que los empleados valoran enormemente esta flexibilidad y que la tecnología es capaz de asumir la demanda de conexión remota, permitiendo prácticamente todo tipo de operativa. Parece que el teletrabajo y la flexibilidad laboral serán palancas de la nueva realidad laboral pero esta experiencia también ha permitido identificar los retos sobre los que trabajar en los próximos meses.

Espacio de trabajo en Ciudad BBVA – BBVA

“Hemos identificado que el teletrabajo no ofrece condiciones óptimas para todo tipo de trabajo, por ejemplo, para determinadas funciones de creación e innovación que demandan mayor interacción personal; o puestos que requieren medios de trabajo específicos”, detalla Imma. El distanciamiento supone otro reto de cara al fomento de la cultura corporativa y al sentido de pertenencia de los empleados: “Estos meses hemos lanzado múltiples iniciativas y comunicaciones que han sido muy apreciadas por los equipos, pero es algo sobre lo que tenemos que seguir trabajando”.

La conciliación es también un aspecto a redefinir en estos momentos en los que la línea entre el trabajo desde casa y la vida personal queda desdibujada. “Ese es uno de los deberes que nos llevamos para el nuevo curso, junto con perfilar un nuevo estilo de liderazgo adaptado a una realidad donde el trabajo esté más descentralizado y se base en la confianza en los equipos”.

De todos los cambios y transformaciones que traerá consigo la pandemia de COVID-19, redefinir patrones laborales como el lugar y las condiciones en las que trabajamos, son algunas de las consecuencias que más rápidamente veremos materializarse. En este contexto, el teletrabajo es uno de los grandes protagonistas de la transición hacia la normalidad laboral poscoronavirus. ¿Es esta crisis sanitaria el detonante hacia el tan esperado nuevo modelo de trabajo que han vaticinado los expertos en las últimas décadas?

El teletrabajo masivo observado durante el confinamiento provocará un replanteamiento de los espacios y los medios de trabajo. En este sentido, se han roto algunos paradigmas sobre sus limitaciones y se han aportado visiones renovadas del valor aportado por los centros físicos de trabajo. Todo parece indicar que la realidad post-COVID-19 llevará a una convivencia flexible entre el trabajo presencial y el remoto, con la aparición de nuevas reglas y modelos que ayuden a asegurar su adecuada coordinación y productividad.

“Con los espacios físicos estamos sufriendo una revolución. Se van a convertir en espacios donde nos juntemos para cocrear, para dinamizar, para socializar y construir sentimiento de pertenencia. En BBVA ya estamos yendo a un modelo de ‘hot desking’ donde reservamos nuestro sitio cuando venimos, mucho más dinámico”, subraya Catalá. El banco plantea los centros de trabajo corporativos en tres direcciones: “Primero, como un centro de unión de los empleados, donde compartamos nuestra cultura y nuestros valores, y creemos y hagamos que los empleados tengan un sentimiento de pertenencia. También como punto de innovación donde las dinámicas de los equipos sean más versátiles y creativas. Y por último, para dar espacio a aquellas personas que por temas técnicos o logísticos, no pueden trabajar desde sus casas”.

En el caso de la red comercial, las sucursales bancarias “tendrán el rol fundamental de atención al cliente”, con foco en el asesoramiento de valor añadido. Por tanto, serán espacios fundamentalmente pensados para el cliente, donde se aporte a los empleados las necesidades que requieran sus puestos de trabajo y donde realizar sus funciones de planificación y seguimiento comercial”.

Como conclusión, se debe decir que, definitivamente, el teletrabajo ha venido para quedarse en todos aquellos puestos de trabajo y empresas en que su forma de organización y actividad sí que permita adaptarse al teletrabajo, así como nuevas búsquedas y regulaciones de esta forma de trabajo para proteger a todos los trabajadores que se acojan a esta forma.

FUENTES:

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